BAB I

KONSEP PENGENDALIAN MUTU

A.      Pendahuluan

Seiring dengan perkembangan dunia usaha yang semakin ketat, maka perusahaan perlu menyusun strategi dalam melaksanakan pengendalian mutu produk atau jasa yang berkualitas untuk memenangi persaingan. Penerapan teknologi yang semakin canggih juga mendorong meningkatnya kualitas suatu produk, hal ini juga tidak terlepas dari pengaruh sumber daya manusia yang andal dan keadaan eksternal perusahaan. Peralatan yang canggih dan pabrik yang lengkap belum tentu menjamin sistem kendali mutu yang terpadu yang dapat menghasilkan produk yang berkualitas.

Pengendalian mutu dilakukan dengan tujuan mewujudkan mutu yang sesuai dengan syarat-syarat yang dituntut oleh konsumen. Perbaikan yang berkesinambungan pada produk untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, memberikan keberhasilan usaha, dan mengembalikan investasi kepada para pemegangang saham dan pemilik perusahaan.

B.       Konsep Pengendalian Mutu

Pengendalian mutu adalah suatu sistem kendali yang efektif untuk mengkoordinasikan usaha-usaha penjagaan kualitas, dan perbaikan mutu dari kelompok-kelompok dalam organisasi produksi, sehingga diperoleh suatu produksi yang sangat ekonomis serta dapat memuaskan kebutuhan dan keinginan konsumen. Ada beberapa konsep pengendalian mutu yang sering diterapkan, yaitu:

1.        Market-In

2.        Quality-First

3.        Vital-Few

4.        Fact and Data Appreciation

5.        Process Control

6.        Dispersion Control

7.        Next Down-Stream Shops are Customer

8.        Upper Stream Control

9.        Recurrent Preventive Action

10.    Respect Employees as Human Being

11.    Top Management Commitment

BAB II

SISTEM PENGENDALIAN MUTU

A.      Sistem Pengendalian Mutu

Sistem pengendalian mutu, merupakan susunan kerja pelaksanaan di semua komponen pada suatu perusahaan atau pabrik yang telah ditentukan dalam prosedur-prosedur pelaksanaan kerja baik teknis maupun manajerial yang terpadu dan efektif, untuk membuat keputusan-keputusan yang terkoordinasi dari aspek manusia (tenaga kerja), alat (seperti mesin), dan informasi tentang perusahaan  atau pabrik melalui cara yang terbaik dan terpraktis untuk menjamin kepuasan para konsumen atau pelanggan akan mutu atau kualitas dari produk atau jasa dan biaya mutu yang ekonomis.

Sistem pengendalian mutu membantu perusahaan untuk memberikan perhatian pengendalian terhadap mutu secara kontinu dan terpadu pada semua aktivitas utama baik dari aspek input, proses maupun output. Sistem pengendalian mutu memiliki aktivitas-aktivitas sistem dalam perjalanannya, yaitu Rekayasa Sistem, Manajemen Sistem, Ekonomi Sistem, dan Pengukuran Sistem.

Sistem pengendalian mutu sangatlah penting bagi perusahaan dan menuntut ketangguhan dan keefektifan sistem pengendalian mutu yang terpadu agar dapat menopang mutu dari produk perusahaan tersebut. Sistem pengendalian mutu yang baik dapat dibangun dari rancangan, instalasi dan pemeliharaan yang disiplin dan berstruktur dari serangkaian tindakan pengendalian mutu oleh manusia, mesin, dan informasi yang dengan sungguh-sungguh dapat menjamin mutu bagi pelanggan dan membuat biaya mutu yang rendah bagi pabrik dan perusahaan. Dalam pelaksanaannya, pembentukan sistem itu memerlukan implementasi terperinci dan penuh dari aktivitas-aktivitas perusahaan dalam tindakan mutu actual perusahaan dan pabrik serta penetapan yang teliti dan teratur tentang keefektifan tindakan-tindakan yang akan diambil.

Pada dasarnya sistem pengendalian mutu bertujuan untuk memberikan perbaikan-perbaikan secara terus menerus dan tidak berhenti dan menghindari akan rasa kepuasan atas pengelolaan mutu atau mutu hasil produk yang dihasilkan. Karena pada hakikatnya mutu dari suatu barang tidak akan berada pada titik henti atau kepuasan tertinggi dari mutu (kualitas yang diminta) atau ditawarkan dalam produk.

BAB III

MANAJEMEN PENGENDALIAN MUTU

A.      Manajemen Pengendalian Mutu

Pada pasar dengan tingkat persaingan bisnis yang ketat, perusahaan harus mempunyai produk dengan mutu yang baik dan tinggi agar tetap dapat meningkatkan nilai kompetitif perusahaan. Mutu yang baik hanya bisa dihasilkan oleh perusahaan yang memiliki sistem manajemen mutu yang baik pula. Tapi sistem manajemen mutu hanyalah sebuah alat yang membantu, untuk bekerja secara lebih efektif dan efisien.

Menerapkan manajemen tidak mudah, diperlukan pemahaman tentang manajemen itu sendiri. Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian penggunaan sumber daya untuk mencapai tujuan dan sasaran kinerja. Fungsi dari manajemen sendiri terdiri dari Planning (perencanaan), Organizing (pengorganisasian), Actuating (pelaksanaan) dan Controlling (pengendalian) yang kemudian dikenal dengan istilah POAC.

Mutu suatu produk mempengaruhi daya saing produk itu sendiri di pasaran. Setidaknya ada tiga hal mendasar yang sangat mempengaruhi tingkat kesuksesan suatu produk atau layanan di pasaran, yaitu harga, ketersediaan dan mutu. Manajemen mutu memang sangat dibutuhkan dalam menjaga kualitas produk yang dihasilkan sehingga produk tersebut dapat bersaing di pasar.

B.       Prinsip Manajemen Pengendalian Mutu

Prinsip manajemen mutu sebagaimana yang dikemukakan Masaake Imae (1971) yang ditulis dalam bukunya yang berjudul 10 QC Maxims yang kemudian juga menjadi acuan dalam standar ISO 9001. Inti sari dari sepuluh prinsip itu adalah sebagai berikut:

1.        Penerapan PDCA (Plan, Do Check, and Action) dalam setiap tindakan.

2.        Kendalikan kegiatan sejak awal.

3.        Jangan menyalahkan orang lain.

4.        Bertindak berdasarkan prinsip prioritas.

5.        Proses berikutnya adalah pelanggan.

6.        Setiap tindakan perbaikan diikuti pencegahan.

7.        Berbicara berdasarkan data.

8.        Perbaikan diawali dengan penetapan sasaran.

9.        Market in Concept.

10.    Biasakan mencatat, membuat prosedur, dan menetapkan standar.

C.      Sistem Manajemen Pengendalian Mutu

Penerapan sistem manajemen mutu memerlukan beberapa tahapan diantaranya adalah:

1.        Tahap perancangan

2.        Tahap pelaksanaan

3.        Tahap penilaian

Hambatan dalam penerapan sistem manajemen mutu yaitu:

1.        Kurangnya komitmen

2.        Kurangnya sumber daya

3.        Kurangnya partisipasi

4.        Keterbatasan waktu

5.        Kurangnya pemahaman

6.        Kurangnya pemantauan

7.        Pembatasan eksternal

Sedangkan keuntungan dari menerapkan sistem manajemen mutu adalah:

1.        Market Gain (peningkatan pasar)

2.        Cost Saving

BAB IV

PENGELOLAAN MUTU TERPADU

A.      Pengelolaan Mutu Terpadu

Pengelolaan mutu terpadu yang dikenal sebagai Total Quality Management (TQM) merupakan sistem manajemen yang mengangkat kualitas sebagai strategi usaha dan berorietasi pada kepuasan pelanggan dengan melibatkan seluruh anggota organisasi.

Berdasarkan definisi TQM, tercakup dua komponen, yaitu apa dan bagaimana menjalankan TQM. Yang membedakan TQM dengan pendekatan-pendekatan lain dalam menjalankan usaha adalah komponen bagaimana tersebut. Komponen ini mempunyai sepuluh unsur utama (Goetsch dan davis, 1994), yaitu:

1.        Fokus pada pelanggan, baik pelanggan internal maupun eksternal.

2.        Memiliki obsesi yang tinggi terhadap kualitas.

3.        Menggunakan pendekatan ilmiah dalam pengambilan keputusan dan pemecahan masalah.

4.        Memiliki komitmen jangkan panjang.

5.        Membutuhkan kerja sama tim.

6.        Memperbaiki proses secara berkesinambungan.

7.        Menyelenggarakan diklat.

8.        Memberikan kebebasan yang terkendali.

9.        Memiliki kesatuan tujuan.

10.    Adanya keterlibatan dan memberdayakan karyawan.

B.       TQM

TQM merupakan suatu konsep yang berupaya melaksanakan sistem manajemen kualitas kelas dunia. Untuk itu diperlukan perubahan besar dalam budaya dan sistem nilai suatu organisasi. Menurut Hensler dan Brunell (dalam Scheuing dan Christopher, 1993), ada empat prinsip tersebut,

1.        Kepuasan pelanggan.

2.        Respek terhadap setiap orang.

3.        Manajemen berdasarkan fakta.

4.        Perbaikan berkesinambungan.

Persyaratan melaksanakan TQM meliputi komitmen dari manajemen puncak, adanya steering committee dari seluruh bagian organisasi, perencanan dan publikasi, dan pembentukan infrastruktur yang mendukung penyebarluasan dan perbaikan berkesinambungan. Beberapa pendekatan implementasi TQM yang harus dihindari, yaitu:

1.        Jangan melatih semua karyawan sekaligus

2.        Jangan tergesa-gesa menerapkan TQM dengan melibatkan terlalu banyak orang dalam satu tim

3.        Implementasi TQM tidak boleh didelegasikan

4.        Jangan memulai implementasi bila manajemen belum benar-benar siap

Fase implementasi TQM dikelompokkan menjadi 3 fase yaitu fase persiapan, fase perencanaan, dan fase pelaksanaan.

BAB V

STATISTIK PENGENDALIAN MUTU

A.      Statistik Pengendalian Mutu

Pengendalian kualitas statistik adalah ilmu yang mempelajari teknik/metode pengendalian kualitas berdasarkan prinsip/konsep statistik. Statistik pengendalian mutu dilakukan untuk memperoleh jaminan kualitas (quality assurance) dan menjaga konsistensi kualitas yang dilaksanakan dengan control chart. Beberapa keuntungan statistik pengendalian mutu:

1.        Untuk mempertinggi kualitas dan mengurangi biaya

2.        Menjaga kualitas lebih seragam

3.        Penggunaan alat produksi lebih efisien

4.        Mengurangi rework dan pembuangan

5.        Inspeksi yang lebih baik

6.        Memperbaiki hubungan produsen-konsumen

7.        Spesifikasi lebih baik

B.       Metode Pengendalian Proses

Untuk menjamin proses produksi dalam kondisi baik dan stabil, perlu dilakukan pemeriksaan terhadap titik origin dan hal-hal yang berhubungan, dalam rangka menjaga dan memperbaiki kualitas produk sesuai dengan harapan. Hal ini disebut Statistical Process Control (SPC).

Dalam pengendalian proses statistik dikenal adanya “seven tools”. Seven tools dari pengendalian proses statistik ini adalah metode grafik paling sederhana untuk menyelesaikan masalah. Seven tools tersebut yaitu,

1.        Lembar pengamatan (check sheet)

2.        Stratifikasi (run chart)

3.        Histogram

4.        Grafik kendali (control chart)

5.        Diagram pareto

6.        Diagram sebab akibat (cause and effect diagram)

7.        Diagram sebar (scatter diagram)

BAB VI

MANAJEMEN LOGISTIK DAN MANAJEMEN PERAWATAN

A.      Konsep Dasar Manajemen

Manajemen adalah proses perencanaan, pemimpinan, pengorganisasian, dan pengendalian upaya anggota organisasi dan proses penggunaan sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan (Stoner, 1988). Sedangkan prose situ sendiri berarti suatu cara yang sistematis untuk menjalankan suatu pekerjaan pada aspek-aspek kegiatan yang penting dan saling berkaitan. Kegiatan-kegiatan itu merupakan konsep dasar dari manajemen yang meliputi, Perencanaan (planning), Pengorganisasian (organizing), Pengarahan (directing), Pengkoordinasian (coordinating), dan Pengendalian (controlling).

B.       Manajemen Perawatan

Perawatan adalah sebuah operasi atau aktivitas yang harus dilakukan secara berkala dengan tujuan untuk mempercepat pergantian kerusakan peralatan dengan resources yang ada. Perawatan juga ditujukan untuk mengembalikan suatu sistem pada kondisinya agar dapat berfungsi sebagaimana mestinya, memperpanjang usia penggunaan mesin, dan menekan failure sekecil mungkin.

Pengklasifikasian manajemen perawatan

1.        Perawatan pencegahan (preventive maintenance)

2.        Perawatan perbaikan (corrective maintenance)

Pengorganisasian manajemen perawatan

1.        Kontinuitas operasi

2.        Jenis peralatan

3.        Situasi geografis

4.        Ukuran pabrik

5.        Tenaga kerja, training, dan keahliannya

6.        Ruang lingkup bagi maintenance

7.        Jenis perusahaan

Tugas dan kegiatan manajemen perawatan

1.        Inspeksi

2.        Kegiatan teknik

3.        Kegiatan produksi

4.        Pekerjaan administrasi

5.        Pemeliharaan bangunan

C.      Manajemen Logistik

Manajemen logistik adalah serangkaian kegiatan perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan terhadap kegiatan pengadaan pencatatan, pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan dan penghapusan logistik guna mendukung efektivitas dan efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi.

 Fungsi-fungsi manajemen logostik merupakan serangkaian proses yang terdiri dari fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan, fungsi penganggaran, fungsi pengadaan, fungsi penyimpanan dan fungsi penyaluran, fungsi pemeliharaan, fungsi penghapusan, dan fungsi pengendalian.

BAB VII

PROSES PRODUKSI

A.      Pengertian Proses Produksi

Proses produksi adalah kegiatan mengolah masukan (input, sumber daya produksi) dalam proses dengan menggunakan metode tertentu untuk menghasilkan keluaran (output, barang maupun jasa) yang sesuai dengan ketentuan.

B.       Manajemen Produksi

Manajemen produksi dapat diartikan sebagai kegiatan yang berhubungan dengan perencanaan, pengkoordinasian, penggerakan, dan pengendalian aktivitas organisasi atau perusahaan bisnis atau jasa yang berhubungan dengan proses pengolahan masukan (input, sumber daya produksi) menjadi keluaran (output, produk barang atau jasa) dengan nilai tambah yang lebih besar.

Manajemen produksi atau operasional memiliki tiga kategori keputusan atau kebijakan utama yang tercakup di dalamnya, yaitu sebagai berikut:

1.        Keputusan atau kebijakan mengenai desain.

Desain dalam hal ini tergolong tipe keputusan jangka panjang, dan dalam arti yang luas meliputi penentuan desain dari produk yang akan dihasilkan, desain atas lokasi dan tata letak pabrik, desain atas kegiatan pengadaan masukan yang diperlukan, desain atas metode dan teknologi pengolahan, desain atas organisasi perusahaan, dan desain atas job description dan job specification.

2.        Keputusan atau kebijakan mengenai proses transformasi.

Keputusan produksi ini tergolong dalam keputusan berjangka pendek, berkaitan dengan keputusan taktis dan operasi.

3.        Keputusan atau kebijakan perbaikan secara terus-menerus dari sistem operasi.

Karena sifatnya berkesinambungan, maka kebijaksanaan tersebut bersifat rutin.

C.      Strategi Operasi Produksi

Strategi operasi merupakan penjabaran dari strategi bisnis korporasi sehingga segala keputusan yang telah diambil secara tepat dan konsisten. Strategi operasi sendiri terdiri dari empat komponen yaitu:

1.        Misi

Misi merupakan bagian dari strategi operasi yang mendefinisikan tujuan fungsi operasi/produksi dalam kaitannya dengan strategi bisnis.

2.        Kompetensi

Kompetensi merupakan sesuatu yang dapat dilakukan lebih baik dari pesaing yang ada. Kompetensi ini dapat diidentifikasikan dalam tujuan.

3.        Tujuan

Tujuan fungsi operasi dapat dinyatakan dalam bentuk ongkos (cost), kualitas, penyampaian (delivery), maupun fleksibilitas.

4.        Kebijakan operasi

Kebijakan operasi menyatakan tujuan operasi yang telah ditetapkan akan dapat dicapai.

BAB VIII

TEORI SISTEM DAN PENINGKATAN STANDAR

A.      Teori Sistem

Landasan teori sistem merupakan cara-cara berpikir dan bekerja dengan menggunakan konsep-konsep teori sistem yang relevan, efektif, dan efisien dalam memecahkan masalah. Pendekatan sistem telah menjadi suatu metode ilmiah karena merupakan proses pencapaian hasil atau tujuan logis dari pemecahan masalah dengan cara efektif dan efisien.

Sistem adalah cara pandang terhadap dunia nyata yang terdiri dari elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan dalam lingkungan yang kompleks. Setiap proses yang menyebabkan terjadinya perubahan dalam sistem disebut aktivitas.

B.       Peningkatan Standar

Peningkatan standar mutu bukan berarti penurunan keuntungan penjualan. Peningkatan kualitas justru dapat meningkatkan penjualan. Pengorbanan biaya yang besar bukanlah tidak berbayar. Dengan produk yang berkualitas akan banyak konsumen-konsumen baru, akan bertambah para pelanggan loyal, maka menurunlah biaya promosi/pemasaran, dan sudah barang tentu peningkatan keuntungan.

C.      Teknik-Teknik Peningkatan Standar Mutu

Teknik peningkatan standar mutu dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain:

1.        Diagram Ishikawa

2.        Diagram Pareto

3.        Gugus Kendali Mutu

Sumber: Konsep Pengendalian Mutu ( Dr. C. Rudy Prihantoro, M.Pd. )